Simposio


La necessità di gestire il calendario delle disponibilità e delle opzioni sulle sale e la preventivazione e consuntivazione dei servizi accessori offerti rappresenta il nocciolo dell'attività organizzativa del centro congressi
"La condivisione del calendario delle opzioni e la semplicità di emissione di preventivi a partire da listini fortemente parametrizzati ha aumentato l'efficienza dei nostri processi consentoci di ottimizzare l'impiego del centro"
Alessandro Mostes (Project Manager)

Il Cliente

"Il settore congressuale di Porto Antico di Genova S.p.A. gestisce il Centro Congressi sito negli ultimi sei moduli dei Magazzini del Cotone. Un'area dedicata a convegni, esposizioni e attività collaterali; comprendente 12 sale con 19 possibili layout, contraddistinte dai nomi della rosa dei venti. Un Auditorium con una capienza di 1480 posti, divisibile in due sale speculari da 740 posti (le sale Maestrale e Grecale), con palcoscenico concepito come una struttura teatrale, movimentabile a varie altezze. Altre sale di varia capienza (260 posti, 170, 140, 120, 100, 30, 20) delle quali alcune modulari; spazi espositivi per 8.500 mq; spazi esterni per attività varie. Il Centro Congressi, dotato della strumentazione audio e video più avanzata e di impianto a raggi infrarossi per traduzione simultanea, coniuga il fascino dell'antica struttura recuperata dal progetto di Renzo Piano alla funzionalità e all'avanguardia delle soluzioni tecnologiche."
(fonte : www.portoantico.it)

La Sfida

Partendo da una gestione del calendario su file di Excel divenuto totalmente inadeguato per l'attività del centro e per l'impossibilità di lavorarci in team, si è ritenuto necessario progettare una soluzione software client/server di customer relationship management (CRM) che a partire dal calendario consentisse di adempiere a tutte le necessità operative del centro dalla redazione del preventivo alla relazione col cliente, dall'organizazione degli eventi fino alla consuntivazione per la fatturazione.

La Soluzione

Dopo una prima versione del software già sviluppata ed in uso da diversi anni, abbiamo recentemente re-ingegnerizzato completamente il sistema informativo preesistente ricorrendo alle più recenti tecnologie di sviluppo al fine di ottimizzare le procedure operative, velocizzare i tempi di elaborazione e migliorare l'usabilità e l'esperienza utente. La riscrittura di un software spesso permette di utilizzare la versione precedente come strumento di analisi delle funzionalità da riprodurre e di quelle da migliorare e da integrare ex-novo. Simposio permette la raccolta delle richieste, la consultazione grafica delle disponibilità a calendario e l'inserimento delle opzioni sulle sale per i periodi prescelti, l'elaborazione del preventivo per mezzo di listini delle sale e dei servizi, l'emissione del contratto e tutte le attività di relazione con i clienti, fino alla chiusura dell'evento e alla consuntivazione per la fatturazione. A completare le funzionalità un completo tool di archiviazione documentale e uno strumento configurabile in grado di gestire checklist di progetto e avvisi al verificarsi di particolari eventi (es: notifica di cambiamento di posizione in coda per un opzione a calendario a seguito di una cancellazione o mancata conferma). Basando lo sviluppo sugli strumenti offerti da Microsoft .Net® e dal motore di database Microsoft SQL Server® si è potuto sfruttare appieno le attuali potenzialità di elaborazione e garantire al tempo stesso la massima scalabilità della soluzione al crescere delle esigenze e dalla quantità di dati gestiti. Tali elementi fanno di questo progetto un prodotto già potenzialmente commercializzabile ad altre realtà del settore.

Gli Ostacoli

L'ottimizzazione della funzionalità del calendario nella sua elaborazione grafica, la cura delle prestazioni e la strutturazione degli algoritmi di gerarchizzazione delle opzioni sono indubbiamente stati i passaggi più ostici da superare.

Le Evoluzioni

Dal momento di entrata in produzione del nuovo sistema sono già state fatte numerose implementazioni di funzionalità. La più recente innovazione è stata l'integrazione con un sistema di gestione carico/scarico del materiale utilizzato per gli eventi che consta di un applicazione Web based multilingua dalla quale gli espositori/relatori possono inserire le spedizioni e stampare le etichette da applicare ai colli e di una applicazione installata su appositi terminali portatili Windows Mobile 6.5 (da noi forniti e configurati) che permette la movimentazione del materiale semplicemente leggendo i codici a barre apposti sulle etichette dei colli in ingresso e in uscita.