Simposio


Simposio è il software ideale per la gestione completa dell'attività di un moderno centro congressi

Gestione sale



Gli spazi e le sale occupate dalle manifestazioni sono completamente personalizzabili, pertanto il software si presta in egual misura alla gestione di manifestazioni ospitate in alberghi con limitata disponibilità di spazi, o ad una più complessa e strutturata realtà quali poli congressuali veri e propri.
La possibilità di gestire "configurazioni" di spazi fisici permette di adeguare l'utilizzo delle sale alle dimensioni degli eventi che verranno ospitati. Sale separate possono pertanto essere configurate come un unico spazio, garantendo la massima versatilità di utilizzo sia come spazi separati che come unica sala.
L'occupazione di una configurazione, comporta l'occupazione automatica di tutti gli spazi fisici interessati, permettendo una gestione automatizzata e semplificata delle manifestazioni a calendario. È inoltre possibile definire degli spazi "commerciali" per definire listini di vendita diversi a seconda del numero di spazi occupati.

Gestione eventi



Le schede evento contengono tutte le informazioni riguardanti la manifestazione quali:
  • Cliente e/o committente
  • Capoprogetto e/o assistente/i di riferimento della manifestazione
  • Elenco dei documenti dell’evento quali preventivi, contratto, consuntivo e fatture emesse
  • Ordini effettuati a fornitori per servizi e/o prodotti non forniti direttamente dall’azienda
  • Elenco e stato delle occupazioni associate alla manifestazione
  • Elenco delle attività svolte/da svolgere sull’evento

Calendario



La gestone grafica del calendario permette una lettura immediata dello stato delle occupazioni con tutte le principali informazioni sulle manifestazioni quali sale e spazi occupati, impieghi delle varie occupazioni nonché annotazioni interne sull'evento.
L'inserimento e la modifica delle manifestazioni avviene in maniera interattiva direttamente sul calendario, consentendo un'immediata visualizzazione dello stato dell'occupazione. La possibilità di gestire code di eventi, permette l'occupazione di spazi in coda a manifestazioni ancora da confermare; al variare della posizione in coda in seguito ad annullamenti o conferme di eventi precedenti, vengono recapitati appositi messaggi ai capiprogetto delle manifestazioni interessate per consentire una riorganizzazione immediata con il cliente dell'evento.
La visualizzazione completa (con code di eventi e configurazioni di sale) oppure semplificata (con soli spazi fisici ed eventi in prima posizione) permette una lettura più snella o più dettagliata della situazione a calendario a seconda delle esigenze dell'utente.

Listini



La gestione dei listini di vendita consente di definire diversi prezzi di noleggio degli spazi delle manifestazioni, nonché di tutti i servizi e/o prodotti che l'azienda mette a disposizione dei propri clienti.
La possibilità di definire listini scontati derivanti da listini già esistenti permette inoltre di avere dei listini che contengono in automatico tutti i servizi e/o prodotti definiti nel listino base, consentendo la modifica dei soli prezzi di vendita che si vogliono scontare.
La gestione dei listini fornitore, nei quali impostare i costi dei vari servizi, permette di avere un bilancio economico su tutti i servizi presenti nei preventivi e nei consuntivi, consentendo un'analisi di costi e ricavi sulla singola manifestazione, su periodi temporali o sull'intera azienda.